Booking Note: ¿En qué consiste? ¿Qué beneficios nos aporta?

La clave del transporte marítimo se encuentra en la gestión mediante la reserva de las cargas, ya que estas les permiten disponer de un espacio en los contenedores marítimos de las diferentes empresas navieras. Conocer cómo funciona este "modus operandi" es importantísimo de cara a poder controlar fácilmente toda la información que se somete a trámite durante una relación comercial internacional.

Booking Note en el transporte marítimo: ¿En qué consiste?

La nota de embarque o Booking Note es el factor clave que se necesita para que una mercancía pueda recibir la orden de ser cargada y exportada. El concepto de Booking Note hace referencia al procedimiento que tiene lugar dentro del sector del transporte marítimo. Se trata del acuerdo que se lleva a cabo entre la compañía naviera o el agente de carga internacional y el exportador, en el cual el transportista se compromete a conservar un cierto espacio en el buque para el fletador.

La reserva de este espacio en el transporte marítimo es de un valor sumamente importante, ya que asegura que la gestión sea más eficiente y, además, permite llevar un exhaustivo control de las mercancías.

Este acuerdo está formado por el resguardo de este espacio dentro de los propios contenedores marítimos asignados en el barco. También dictamina:

• La nave que se ha designado, así como su hora de salida y llegada.
• La hora (inexacta) en la que puede entregarse la carga.
• El almacén de aduanas seleccionado.
• La agencia marítima responsable.

Una vez el Booking Note ha sido gestionado, es el agente marítimo el que tiene que encargarse de su correcto cumplimiento, respetando todas las premisas pactadas en él. Una vez que la mercancía sale, dentro de la nave acordada, al mar, es el propio transportista el que tiene que emitir el Bill of Landing, es decir, el conocimiento de embarque.

Las compañías navieras se reservan el derecho de denegar o aceptar un Booking Note una vez se haya realizado una rigurosa revisión. Actualmente este procedimiento puede realizarse online gracias a los avances tecnológicos y los progresos del software de las navieras, pero en tiempos pasados se tenía que hacer en las oficinas designadas. Este avance hace mucho más cómodo todo el proceso, de manera que se vuelve más sencillo y económico para las dos partes.

Booking Note: Beneficios

El beneficio principal de este pacto es la responsabilidad que se acuerda entre el transportista y el fletador. No solo se está reservando un espacio concreto dentro de los diferentes contenedores marítimos que dispone una nave, sino que también se está firmando un contrato en el que se dictan una serie de requisitos que tienen que cumplirse.

Además, el uso de la nota de embarque también nos aporta los siguientes beneficios:

1. Conseguir tener relación con las principales empresas navieras internacionales.
2. Reducir los deslices humanos durante el desarrollo de la exportación de las mercancías.
3. Controlar de primera mano toda la información que se necesita a la hora de realizar toda la operación de comercio exterior o internacional.
4. Reutilizar todos los datos obtenidos para las instrucciones de embarque y de transporte.
5. Homogeneizar todos estos servicios similares para todas las navieras, facilitando así muchísimo el trabajo para ellas.
6. Realizar el seguimiento de la mercancía en todo momento.
7. Reducir los costes de todo el proceso.

Como hemos podido ver, la reserva del espacio en el transporte marítimo es el elemento clave que asegura una correcta gestión y un preciso control de las mercancías. Debido a ello el uso del Booking Note hace más severa la ejecución de un trabajo de exportación seguro y eficiente, bajo estricta vigilancia y supervisión. La nota de embarque o Booking Note no solo nos ahorra esfuerzo y dinero, sino que también nos mejora indudablemente la eficacia del servicio, desde la recogida en origen hasta su entrega en el destino final. La seguridad y tranquilidad que aportan este tipo de compromisos son la causa de que, sin duda, el transporte marítimo sea uno de los que más se utilizan hoy día.

¿Cómo se solicita un Booking Note?

La solicitud del booking note es bastante sencilla, simplemente el exportador o los agentes de carga solicitan a las navieras - con las que se ha contratado previamente -, una reserva de cierto espacio para los contenedores que van a embarcar. Asimismo, el exportador o el agente de carga son quienes van a enviar la solicitud de reserva a la naviera con toda la información referente al embarque. Una vez entregada la solicitud de la nota de embarque, la naviera podrá aceptar o rechazar la reserva del espacio de carga y en caso de aceptarla indicará el buque y la fecha de partida del mismo.

Normalmente, estas reservas se efectúan por medios electrónicos, tanto a través de un software de gestión o un email. Así, existen diferentes plataformas mediante las cuales se pueden realizar reservas de espacio, aunque siempre debemos estar seguros de que la plataforma elegida es la correcta por medio de un agente.

Como podemos ver, el hecho de reservar el espacio en el transporte marítimo es algo esencial para que un envío tenga el mayor éxito posible y, sobre todo, para poder tener el máximo control de las mercancías posible en operaciones de comercio exterior o internacional. Por tanto, la nota de embarque mejora notablemente el servicio desde que comienza el transporte hasta que llega a su destino final, además de la tranquilidad que supone tener las mercancías aseguradas y bajo supervisión.

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