Indicadores fundamentales para el Control de Inventarios

Control de Inventarios

Actualmente, para llevar a cabo una buena gestión de la cadena de suministros de nuestra empresa debemos tener herramientas que nos permitan medir el desempeño de la misma tanto en lo referido al abastecimiento de mercancías como en la producción y distribución.

Los indicadores de gestión de inventarios son una parte esencial en la cadena de suministro puesto que estas herramientas, utilizadas adecuadamente, nos permiten realizar una reducción en los costes.

Por tanto, implantar unos indicadores de rendimiento nos va a permitir conocer el estado real de nuestra logística y, de esta manera, dejar atrás las dudas o suposiciones que puedan surgirnos respecto a este tema.

En el momento de elegir los indicadores adecuados para nuestra empresa, necesitaremos conocer perfectamente qué costes tenemos y la eficiencia con la que ejecutamos nuestros procesos (rendimiento interno) así como qué servicio das a tus clientes (rendimiento externo). Ambos rendimientos son necesarios para tener una imagen exhaustiva y real.

Algunos de los más frecuentes y representativos son los siguientes:

Nivel de rotación

Este indicador sirve para saber la velocidad a la que se mueve la mercancía por nuestros almacenes, es decir, cuántas veces se ha renovado el inventario de nuestro almacén. Se calcula dividiendo las ventas totales obtenidas entre la cantidad de producto que tenemos almacenado.

Si de este cálculo resulta una rotación baja significará que tendremos que tener el producto almacenado durante más tiempo, hasta que lo vendamos o hasta que tenga que ser usado o transformado. Por el contrario, si resulta una rotación alta, significará que estamos teniendo menores costes de almacenamiento y, por tanto, esta situación nos reportará un beneficio.

Disponibilidad de stock

Muestra la cantidad de mercancía que está en condiciones de ser usada con respecto al total almacenado de la misma. Se calcula en forma de porcentaje respecto al total de unidades con las que contamos. Este porcentaje se multiplica por el valor económico y obtendríamos nuestra disponibilidad de stock. 

Si de este cálculo resulta una disponibilidad de stock baja, puede caber la posibilidad de que contemos con unas condiciones de almacenamiento deficientes o sobre un nivel de rotación bajo, lo cual desencadenará en un deterioro de la mercancía.

Fuera de stock

Es de vital importancia mantener un control sobre la cantidad de veces que sufrimos un fuera de stock en tu empresa, ya que esto denotará la relación existente entre la demanda que tenemos y cuánta cantidad de producto tienes que tener en un determinado momento. 

No obstante, un excedente de stock es tan perjudicial como no contar con un stock de seguridad, ya que las consecuencias que puede ocasionar una rotura de stock son mayores de lo que solemos creer.

Precio del inventario

Cuanto mayor resulte la suma, supondrá que tenemos un mayor valor estancado esperando para ser rentabilizado. Esto supone que si el precio de nuestro inventario es demasiado alto podríamos tener problemas de liquidez y/o indicarnos que no se están realizando las ventas que necesitamos para no sufrir pérdidas.

Cobertura del stock

En el caso de tener un problema y dejar de recibir mercancía, este indicador nos ayuda a conocer el número de días para el que tendremos un stock suficiente para abastecer la demanda. Es muy útil a la hora de gestionar los procesos de compra, los flujos de mercancías y los márgenes de seguridad en el stock.

Número de ítems y líneas por orden

Este indicador nos permite conocer si nuestros pedidos están compuestos de muchas unidades de una sola referencia o si, por el contrario, están compuestos por muchas referencias distintas, pero con pocas unidades de cada una de ellas. Es decir, nos permite conocer cómo son nuestros pedidos.

Utilización del espacio

Señala el espacio que estamos usando de nuestro almacén en relación con el total del que disponemos. Como se puede intuir, un porcentaje de utilización demasiado bajo será negativo, ya que estaremos desaprovechando espacio útil. Pero un porcentaje de utilización muy alto también resultará negativo para nosotros puesto que esto significará que estamos destinando lugares no apropiados para el almacenamiento de las mercancías. 

Además, debemos contar siempre con un margen respecto a nuestra capacidad total para poder hacer frente a posibles incrementos imprevistos de la mercancía o ante la acumulación de los picos estacionales.

Ratio de devoluciones

Este es uno de los indicadores de rendimiento más importantes para la correcta gestión del inventario. Se calcula partiendo el número de envíos que realizamos y cruzándolos con las devoluciones que recibimos. De esta manera, podemos identificar los problemas que pueden resultar durante la preparación de los pedidos.

También es fundamental hacer un seguimiento para conocer los motivos de las devoluciones y dónde reside el problema.

Pedidos perfectos

Los pedidos perfectos son aquellos que no presentan ningún tipo de problema desde su producción hasta su puesta a disposición del cliente final (cumple con los plazos de fabricación y de entrega, mercancía en perfecto estado y concordancia en cantidades, etc.).

Este indicador resulta muy útil y representativo ya que el número de pedidos perfectos suele ser menor de lo estimado por nuestra empresa.

Pedidos incompletos

Puede darse el caso de que nos encontremos con un stock insuficiente para realizar el pedido completo, por tanto, solo podremos cubrir la demanda de una parte del pedido. A veces, es posible realizar un envío parcial, proporcionando una parte de la mercancía ahora y el resto cuando dispongamos de ella, pero es importante tener un registro de cuántas veces ocurre este supuesto.

Pedidos bien preparados

Este indicador es necesario para medir nuestro porcentaje de envíos perfectos y de igual manera, conocer si tenemos un problema respecto a este tema.

Eficiencia en la recepción

La recepción de la mercancía también es un aspecto que debemos tener en cuenta para poder gestionar de manera adecuada nuestro inventario ya que nos ofrece muchos valores que debemos medir como, por ejemplo, el espacio que necesitamos para realizar nuestras operaciones, la cantidad de mercancía que descargamos al día, el tiempo que pasa desde que una mercancía llega hasta que es descargada, etc.

Coste de la preparación de pedidos

Este indicador hace referencia a nuestra eficiencia, estableciendo para su estudio diversas métricas que nos pueden servir de ayuda como el coste que nos supone cada línea de pedido, cuántos pedidos realizamos en una hora, cuál es el coste que nos supone la mano de obra, etc.

Precisión de nuestros proveedores

También debemos estudiar la eficacia que nos reportan nuestros proveedores y colaboradores en general. Conocer si cumplen con los requisitos estimados por nosotros, cuáles son los mejores proveedores y cuáles los peores, etc. Todos estos factores nos ayudarán a decidir a quién escoger y en qué momento hacerlo.

Número de referencias

En cuanto a este indicador, debemos establecer determinadas métricas que nos ayuden a determinar el número total de referencias que manejamos, así como el número de ellas que se encuentran presentes en nuestro almacén respecto al total ofertado de las mismas.

Depreciación y obsolescencia

Asimismo, el almacenaje de la mercancía supone también la depreciación o pérdida de valor de ésta. Por tanto, debemos tener un registro de la cantidad de valor que perdemos debido a los productos que caducan, que pasan de temporada o que han estado almacenados durante un determinado tiempo y no han sido vendidos.

Coste del inventario

Finalmente, es de vital importancia conocer el coste que nos supone realizar estos procesos, es decir, cuánto tendremos que gastar para almacenar la totalidad de nuestro inventario. Esto supone costes de mano de obra, instalaciones, maquinaria, alquileres, seguros...

Una vez obtenido este presupuesto, lo utilizaremos para conocer el coste a invertir por cada espacio disponible de palé, por cada kg que gestionemos, etc.



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