Sistema de inventario perpetuo y periódico: ¿Qué es? Diferencias

A la hora de gestionar el inventario de tu empresa existen dos sistemas principales que puedes utilizar. Debes estudiar bien qué tipo de sistema te conviene para que tu negocio crezca, ya que cada uno cuenta con sus beneficios e inconvenientes y están pensados para determinadas situaciones particulares.

Pero, ¿qué es un sistema de inventario perpetuo y periódico? Y, ¿cuáles son sus diferencias?

Sistema de inventario perpetuo

El inventario perpetuo es un sistema en el que el inventario siempre se mantiene actualizado, es decir, cuando se realiza una venta, el sistema resta el producto vendido del stock disponible y actualiza la base de datos y a la inversa cuando se adquiere un producto.

En este sentido, el software se encarga de recoger y almacenar todos los datos del producto vendido o recibido que posteriormente envía a la base de datos central mediante Internet.

Asimismo, también registra valores como la cantidad de productos disponibles en stock o devoluciones (y por qué). En cuanto al coste de venta, se puede saber en el momento en que se vende el producto, puesto que el sistema se encarga de registrar el coste y las cantidades vendidas.

De la misma forma, cuando se adquieren nuevas materias primas, se contabiliza en la cuenta de activos lo que hace que el sistema sea más eficaz, puesto que cuando se realiza una devolución se registra en la cuenta de activos. Por otra parte, las ventas se contabilizan en la cuenta de ingresos, lo cual permite, como hemos comentado, conocer el coste del producto inmediatamente.

No obstante, también presenta inconvenientes como el hecho de no poder saber el valor exacto del costo de la mercancía que circula por el exterior de la empresa, para lo que se tiene que realizar una aproximación a través del método UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir) o mediante el PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) o el de promedio ponderado.

Sistema de inventario periódico

El inventario periódico es un sistema en el que se lleva a cabo el inventario cada cierto tiempo, como su propio nombre indica. Consiste en hacer un recuento físico de las existencias tanto en almacén como de productos vendidos, devueltos y aquellos que se encuentran en proceso de envío o entrega.

Suele utilizarse por microempresas y la mayoría de ellas no utilizan tecnología para el registro. Asimismo, no permite a estas acceder de forma instantánea al valor en inventario, puesto que esos datos dependen de la periodicidad de los recuentos. Dependerá del intervalo de tiempo seleccionado (mensual, trimestral, semestral o anual).

Esto quiere decir que, no se sabrá la cantidad de productos vendidos en los días que se encuentran entre las fechas programadas, ni tampoco el costo de venta.

Para conocer el costo de venta, debes sumar las compras al inventario inicial y restar la cantidad de productos devueltos y el inventario final. Por tanto, este valor solo se conocerá cuando se realice el inventario.

Al contrario que en el sistema perpetuo, en el periódico no se contabilizan las compras de materias primas en la cuenta de activos, sino que se contabilizan en la cuenta de compras, al igual que ocurre con la materia prima devuelta. Sin embargo, las ventas y las devoluciones de productos vendidos sí que se contabilizan en la cuenta de ingresos.

Como hemos indicado, al realizarse el recuento de forma manual no se requiere de una inversión en equipos ni software informáticos, ni siquiera del pago de una instalación de Internet, sino que solo depende de cómo está organizado el inventario.

Diferencias entre inventario perpetuo y periódico

Las principales diferencias entre un sistema de inventario perpetuo y periódico son:

→ En el sistema de inventario perpetuo se puede realizar un mayor control de la cantidad de productos debido a que cuenta con un software que actualiza automáticamente la base de datos.

→ El sistema de inventario perpetuo necesita y depende de la tecnología de información para obtener o registrar datos mientras que el periódico no.

→ El sistema de inventario perpetuo es capaz de emitir informes gracias a la tecnología, así como realizar labores como la agilización del registro de mercaderías a vender, vendidas o devoluciones.

→ El costo inicial de implementar un sistema de inventario perpetuo es mucho mayor que al hacerlo con uno periódico, lo que puede suponer gastos imposibles de asumir para empresas pequeñas o que acaben de empezar su actividad, en cuyo caso es preferible seleccionar el sistema de inventario periódico.

En general, el sistema de inventario perpetuo es más preciso y eficiente que el sistema de inventario peródico, ya que permite a las empresas conocer su nivel de inventario en tiempo real y reponerlo de manera más rápida. Sin embargo, el sistema de inventario periódico puede ser más adecuado para empresas con inventarios de bajo valor o para aquellas que no tienen los recursos para implementar un sistema de inventario perpetuo.

Fuente: https://bit.ly/3iKH0Vr / https://bit.ly/3BAGmB6

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