GESTIÓN DE ALMACENES: ¿Seguro que lo estás haciendo bien?

Gestión de almacenes

La gestión de almacenes y, en general, todo lo relacionado con la cadena de suministro tiene un gran papel dentro de la empresa. Normalmente, dentro de esta cadena los esfuerzos irán dedicados en su mayor parte a los inventarios, stocks y pedidos que son los aspectos de los que depende un buen o un mal porvenir para el negocio.

En este sentido, nos encontramos en un entorno que se encuentra en continuo crecimiento y evolución y el sector del transporte y la logística no es ninguna excepción de ello. Es por eso, que en el post de hoy queremos hablar de la organización y la gestión de almacenes, así como de los sistemas de gestión de almacenes que existen.

Este avance del que hablamos, ha venido provocado en gran parte debido a la evolución de las tecnologías y sistemas de información, que han permitido que la logística de un gran salgo evolutivo y, con ella, la gestión de almacenes, que se ha optimizado hasta tener un campo mucho más amplio de acciones y responsabilidades que las que se tenían hace tan solo algunos años.

En la actualidad, podríamos definir la gestión de almacenes como un sistema que se encarga de proporcionar componentes tanto físicos como funcionales que cuenten con las competencias necesarias para que las transacciones dispongan de un valor añadido.


¿Qué se hace en el almacén?

Las funciones y actividades que se realizan dentro del almacén son:

RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

La recepción de mercancías consiste en la entrada de los productos que han enviado previamente los proveedores al negocio. Aquí, se realizan acciones de comprobación de la mercancía recibida para ver si coincide con la solicitada y con la información que aparece en el albarán de entrega. Cuando decimos comprobar, esto se refiere a todo lo relacionado con la cantidad, calidad o las características de la mercancía en contraste con lo que habíamos pedido en un principio para identificar posibles errores, ya que si la recepcionamos y no nos damos cuenta de un error y firmamos el albarán de entrega, perderemos la posibilidad de reclamar al proveedor.

ALMACENAMIENTO

Una vez que hemos comprobado que la mercancía recibida se corresponde con la solicitada, debemos buscar la ubicación que más nos interesa dentro del almacén para cada uno de los productos. El principal objetivo de esta acción es mantener un orden dentro de nuestras instalaciones, de manera que se encuentre el lugar idóneo para cada artículo y se consiga un fácil acceso a ellos por parte de todos los trabajadores del almacén.

Para hacer más fácil esa tarea se utilizan medios como estanterías mecánicas , depósitos, instalaciones, así como medios de transporte interno como pueden ser las carretillas elevadoras o las cintas transportadoras.

MANTENIMIENTO

Aquí debemos encargarnos de que la mercancía se mantenga tal y como la recibimos durante el tiempo que esté almacenada antes de ser expedida a los clientes finales. Para ello, se debe tener en cuenta la legislación vigente en este sentido para estar al tanto de las normativas en cuanto a higiene y seguridad de los productos en el almacén.

CONTROL DE STOCKS

Otra de las funciones será la de hacer un cálculo para estimar la cantidad de cada producto que tenemos que almacenar y la frecuencia y cantidad de pedidos que solemos recibir para tener un control de stock eficaz que permita una reducción de los costes de almacenamiento.

EXPEDICIÓN DE MERCANCÍAS

Por último, el paso final de toda cadena de suministro será la de expedir las mercancías en función de los pedidos realizados por los clientes finales. Para ello, debemos elegir el medio de transporte adecuado en función de la mercancía que transportemos (normal, refrigerada, muy pesada) y de la modalidad de transporte contratada por los clientes (urgente, ordinario, etc).

Actividades del almacén


Objetivos de la gestión de almacenes

Los objetivos son fundamentales a la hora de tener éxito en la gestión de los almacenes, por eso, es muy importante que todas las personas involucradas en este sentido y, en especial, el responsable para poder alcanzar estos objetivos de manera eficiente. Los principales objetivos o finalidades de la existencia de una gestión de almacenes serán:

  • Agilidad y rapidez en la distribución de mercancías.
  • Reducción de costes.
  • Optimización de la capacidad de volumen del almacén.
  • Menos operaciones de manipulación y transporte.
  • Mejor servicio al cliente.

¿Cómo diseñar un proceso de gestión de almacenes?

Para crear un diseño capaz de optimizar la gestión de nuestro almacén, simplemente debemos seguir unos sencillos pasos. Aunque parece tarea fácil, no siempre lo es, puesto que es muy común dejar en el olvido ciertas tareas que aunque puedan parecer insignificantes también suman para la optimización de nuestra gestión y, por tanto, para los beneficios que obtenemos gracias a ella.

  1. Diseño del plan de distribución

    Este aspecto va a depender en primer lugar de si estás creando la empresa desde cero o ya la tienes creada. Si estas en la fase de creación debes plantearte aspectos como si vas a disponer de un almacén propio o te interesa más subcontratarlo, la ubicación de tus instalaciones, el tamaño, las zonas de las que dispondrá, etc.

    En el caso de que ya cuentes con una empresa, debes revisar todos los procesos que acabamos de mencionar para tener un entendimiento mucho mejor de cada uno de ellos.

  2. Almacén propio vs. Subcontratado

    Ahora haremos hincapié en si nos conviene más contar con un almacén propio, con sus correspondientes gastos o, por el contrario, realizar una subcontratación para ahorrar en este sentido. Para tomar una decisión debemos tener en cuenta diversos aspectos que pueden afectarnos como nuestra estrategia comercial, el comportamiento de nuestro mercado, nuestro modelo de ventas, etc.

    A modo de resumen, los almacenes propios tiene más beneficios fiscales, mayor optimización de recursos y un mayor control de la gestión de las existencias que se tienen pero, por otra parte, se ha de pagar un alquiler e impuestos por las instalaciones, así como el mantenimiento de las mismas, es decir, se tiene que realizar una inversión mayor, al menos inicialmente.

    Por su parte, la subcontratación tiene ventajas en cuanto a los impuestos, no requiere de trabajadores con formación, y puede traer alianzas con otras empresas logísticas o de transporte, pero, por otro lado, puede contar con problemas de comunicación, no existe un control total de las existencias y pueden surgir problemas de espacio en las instalaciones.

  3. Tamaño del almacén

    Para definir el tamaño ideal de nuestro almacén debemos atender a aspectos como la cantidad de productos que vamos a mantener almacenados, es decir, la previsión de la rotación de stock que tendremos, o lo que es lo mismo, la cantidad de tiempo que tendremos los productos almacenados en función de la frecuencia con la que se demanden los mismos, que serán las veces en las que salgan unos y entren otros, es decir, la rotación de stock. También se debe tener en cuenta el tamaño de las mercancías, el tiempo que tardamos en la producción, si se requieren pasillos especiales, el tipo de maquinaria que se usará para la manipulación de la mercancía y la cantidad de operarios que se van a requerir.

  4. Ubicación del almacén

    Aquí nos fijaremos en factores como incentivos gubernamentales, el tipo de negocio que tengamos (venta al cliente final en nuestras propias instalaciones, distribución puerta a puerta...), disponibilidad de materiales y suministros, etc.

  5. Distribución de las zonas

    Cualquier almacén, sin importar las plantas que tenga o la amplitud del mismo, debe tener una zona de recepción de las mercancías, zona de almacenamiento, zona de picking o preparación de pedidos, zona de expedición, pasillos y zonas para maniobrar con la maquinaria indicada en las estanterías o espacios donde se encuentre la mercancía requerida y oficinas para los distintos departamentos "ajenos" a la cadena de suministro.



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