Packing list: para qué sirve y cómo rellenarlo.

Packing list

¿Qué es el packing list?

El packing list, es un documento que se utiliza para la exportación (se le da más importancia en el transporte marítimo). Dentro de este documento se expresa todo lo que hay, es decir, la mercancía, las facturas, documentos que necesite, etc; y debe ser emitida por el remitente o la persona que lo envía.

Este documento es muy importante para el transporte marítimo, ya que dentro de él se indica todo los que se va a exportar.


¿Para qué sirve el packing list?

El packing list, como hemos dicho antes, se utiliza para las exportaciones, de manera que la información que contiene debe ser lo más exacta y detallada posible. ¿Y para qué nos servirá tenerlo todo perfectamente detallado? Pues bien, al tener la información ordenada, la mercancía será mucho más fácil de identificar tanto por parte del transitario, como por las aduanas y el propio destinatario del envío.

Asimismo, además de servirnos de gran ayuda en nuestras operaciones internacionales, es imprescindible para la emisión, por ejemplo, del bill of lading, así como para prevenir el envío de mercancías no permitidas.

Hay restricciones que afectan a algunas mercancías y países, esto quiere decir que, si nuestra mercancía está restringida en un país terminara bloqueada en las aduanas.


¿Por qué es importante rellenar bien el packing list?

Porque cualquier error en el packing list podría suponer problemas en el despacho aduanero y acabar con retrasos o demoras. Si las aduanas detectan información sospechosa, el envío quedará retenido hasta que la información sea verificada.

Cuando rellenes el packing list hay que hacerlo con cuidado porque la diferencia entre una liberación rápida de mercancía y semanas de retrasos puede suponer elevadas sumas en conceptos de extracostes.


¿Qué debe contener un packing list?

No existe un único modelo para rellenar el packing list. Todos son bastante parecidos en cuanto a estructura y datos que se deben incluir, aunque es habitual que cada empresa tenga su propio modelo de packing list con pequeñas variaciones.

El packing list es muy parecido a una hoja de cálculo en la que tienen que aparecer los siguientes datos:

  • Datos del expedidor.
  • Datos del receptor.
  • Fecha.
  • Dirección tanto de origen como de destino.
  • Cantidad de bultos.
  • Descripción de los bultos.
  • Peso y volumen de cada producto.
  • Peso y volumen del conjunto de bultos.
  • Número de factura comercial.

Asimismo, también existen otros datos que no son obligatorios pero siempre se recomienda incluirlos en la elaboración de este documento:

  • El código HS, TARIC o código del sistema armonizado.
  • Si se trata de un FCL (contenedor completo) con varios contenedores, se recomienda exponer lo que contiene cada contenedor.
  • El número de precinto del contenedor/es.

¿Cómo aprovechar al máximo el Sobre Porta-Documentos del Packing List?​

En los porta-documentos se pone principalmente el packing list. El paquete es el único contacto físico que existe entre la empresa y el consumidor final.

Así puedes aumentar las comunicaciones con tu cliente a través del sobre porta-documentos, puedes poner flyers o folletos informativos para dar a conocer el nuevo producto o las promociones activas o simplemente agradecer al cliente la compra realizada.

Algunas consideraciones:

  • El Packing List no es lo mismo que la Guía de Despacho.
  • El código de barra es el identificador que se utilizará para el packing de los productos. Este debe ser único para cada SKU. Shipit no se hará responsable en caso de no cumplir con este requerimiento.
  • Si alguno de los productos no posee código de barra, puede ser ingresado con un SKU donde Shipit generará un código de barra automático para que lo puedas etiquetar en cada unidad. Si no deseas hacerlo, en Shipit se puede etiquetar incurriendo en un costo extra de ingreso por cada unidad procesada.
  • No se hacen distinciones entre caja máster y unidad. Si se ingresan 10 cajas de 10 unidades cada una, se entiende que son 100 unidades del producto despachable.
  • Las dimensiones del producto son utilizadas para estimar el volumen que se está utilizando en bodega. Ingresar estas unidades de forma errónea puede implicar en costos de almacenaje más altos.
  • La cantidad mínima de alerta de stock se configura sólo al ingreso a través del Packing List.

  • Consejos para rellenar el packing list correctamente

    A continuación, también te dejamos unos cuantos consejos para que puedas rellenar tu packing list sin errores.

    En primer lugar, debes expresar los datos de la manera más detallada posible para que la labor en aduanas y de tu destinatario sea mucho más fácil. De esta forma evitamos también el envío de mercancías que no están permitidas en ciertos países y que en caso de no poder entrar en el lugar de destino, supondrían una pérdida monetaria bastante grande.

    Es mejor que los problemas que surjan se solucionen en el país de origen antes de proceder al envío de las mercancías, ya que los trámites burocráticos se llevarán a cabo más fácilmente que en un país extranjero.

    En el momento en que la mercancía llegue al país de destino, se medirá y pesará, para comprobar que coincide la mercancía real con la que se expresa en el documento. Aquí reside la importancia de la exactitud de los datos en este documento, ya que cualquier error entre los datos y la realidad no van a ser más que complicaciones, empezando por la retención de la mercancía y acabando con pagos extras de envío.


    Packing list y factura comercial

    A menudo existen casos en los que se confunden estos dos términos, ya que son documentos que presentan cierto parecido, aunque tengan funciones totalmente diferentes.

    En primer lugar, el packing list tiene como fin principal el hecho de estipular todos los detalles de la carga, por lo que es muy importante que pongamos los datos exactos en cuanto al peso, medidas, volumen, descripción, etc.

    En cuanto a la factura comercial, su fin principal es estipular las condiciones de la compraventa internacional, lo que quiere decir que los datos reflejados van relacionados con el valor de las mercancías, los términos de transporte internacional (Incoterms), métodos de pago, etc.

    Como podrás ver, son documentos diferentes con datos diferentes pero la información que hay en uno y otro debe corresponderse, es decir, en lo referido a las mercancías deben coincidir el número de unidades, peso, valor, etc.


    Diferencias entre packing list de exportación y packing list de envío doméstico

    El packing list de exportación tiene que incluir todos los datos relativos a la información de contacto del expedidor y del receptor, cuya información está relacionada con la compraventa internacional como los lotes o series y descripciones muy detalladas de los tipos de embalaje de las mercancías y los materiales utilizados con este fin. Un ejemplo de ello sería: 3000 tuercas en 300 cajas en 30 palets.

    Por el contrario, el packing list que se utiliza en el caso de las mudanzas internacionales es bastante diferente al que exponemos en el párrafo anterior, ya que en una mudanza marítima el emisor y el receptor de la mercancía son la misma persona, por lo que no sería necesario incluir este dato en el documento.

    Por otra parte, en el packing list de mudanza o envío doméstico existe una función de declaración jurada de valor, debida a la inexistencia de factura comercial, se le atribuye un valor estimado a las mercancías que se envían para pasar el despacho de aduanas. Este valor se asigna por bulto y por separado, es decir, 10 cajas de tuercas con un valor total de 100 euros.



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