Tenders: ¿Qué son? sus beneficios

Tenders

Si posees, diriges o gestionas una empresa, es importante que sepas qué son los tenders, ya que éstos son la herramienta clave con la que podrás optimizar el coste de tus envíos y diversificar, a la vez, el nivel de dependencia de tu empresa para todas las operaciones imprescindibles.

Tenders ¿Qué son?

Un tender es un proceso de selección o concurso para elegir la contratación de un proveedor logístico o de transporte. Este proceso se extiende durante un plazo de tiempo prolongado hasta llegar a la contratación final. Organizar este tipo de subastas nos permite elegir entre un amplio espectro de proveedores, obtener presupuestos más competitivos y acceder a nuevos transportistas.

Por el contrario, los tenders también necesitan que realicemos una determinada inversión, tanto económica como temporal, por parte nuestra y del propio proveedor. Para los transportistas, responder a un tender o subasta puede significar una inversión de unos 13.000 € aproximadamente, así que es entendible que no todo el mundo tenga la capacidad o los recursos necesarios para participar en este tipo de procesos. 

Teniendo en cuenta las conclusiones extraídas de la jornada que organizó el CEL en el SIL, hace ya algunos años, los criterios fundamentales a los que debemos prestar especial atención para hacer la selección final del proveedor son, entre otros, la propuesta concreta de prestación del servicio solicitado, las condiciones económicas en las que se prestará, la gestión de la información y los sistemas de calidad aplicados. No obstante, por lo general suelen complementarse con otros criterios que pueden hacer referencia a la solvencia de la empresa o a asuntos relacionados con la sostenibilidad y el respeto medioambiental.

En dicha jornada también se indicaron diversos aspectos que podrían servir de ayuda para que el proceso se convierta en un éxito. Entre ellos se encuentran, por ejemplo, la creación de un plan de implantación detallado o el establecimiento de un periodo de prueba, durante el que se ajustan los recursos a emplear y los procedimientos para el intercambio de información. En el caso de que la operación no se realizase dentro de los términos establecidos o no esté reportándonos los resultados esperados debemos comenzar a realizar un plan de salida.

Los tenders operan como un filtro que descarta a aquellos transportistas y empresas de transporte que no cumplen con los requisitos, por lo que es complicado, a veces, obtener una buena tasa de respuesta. Debido a esta situación se crea un verdadero problema para aquellas empresas cuyo objetivo es encontrar nuevos proveedores en zonas geográficas específicas, o para las que necesitan obtener los mejores precios del mercado.

Sin duda alguna, un tender es un proceso complejo que lleva consigo una serie de limitaciones. No obstante, también implica ciertas ventajas para las empresas. Las analizamos a continuación.

E-tender: Características.

En la actualidad, ha aparecido una nueva figura más evolucionada de las bolsas de carga, denominada E-tender. Sin embargo, esto no supone la desaparición de las bolsas de carga sino que son sistemas que coexisten en el sector del transporte terrestre de mercancías.

Los E-tender constituyen, de igual manera que las bolsas de carga, conforman sistemas online para llevar a cabo el proceso de selección de proveedores de servicios de transporte de manera más rápida y sencilla para los clientes. En este caso, los citados clientes se ponen en contacto con esta figura a través de una plataforma web con un diseño que permita seleccionar al demandante del servicio establecer sus necesidades o deseos de servicio. De este modo, podrá seleccionar la oferta que mejor le convenga para realizar sus servicios de transporte. Este es el sistema que utilizamos en Transeop, donde tendrás acceso a nuestro cotizador online que generará diversos presupuestos adaptándose a tus necesidades y permitiéndote siempre escoger la cuota que más se adapte a tus requerimientos.

En este sentido, estas figuras destacan entre sus beneficios la posibilidad de acceso a sus servicios por parte tanto de clientes como de empresas, el ahorro en el precio del transporte en un en torno del 10%, así como la eliminación de las fluctuaciones existentes en el mercado de oferta de los operadores o transportistas.

La filosofía sobre la que trabajan los tender está basada en tres aspectos principales:

Win - Win.

La filosofía win-win se fundamenta en unos beneficios mutuos para las partes intervinientes, es decir, está diseñado para que todos ellos puedan beneficiarse de un modo u otro. Esto se consigue a través de un "concurso abierto" en el que se expone la información de la misma manera para todos los proveedores, con el objetivo de conseguir los mejores servicios de transporte, con las mejores condiciones posibles.

Seguridad de financiación.

Este aspecto se encuentra dentro de la filosofía win-win y mediante el cual, los tenders ofrecen unas condiciones de pago aseguradas y sin variaciones. Dichas condiciones van a posibilitar la realización de inversiones, en caso de que sea necesario, por parte del proveedor.

Calidad.

El último aspecto será el de la calidad, que conforma uno de los factores más importantes de la filosofía de los tenders, puesto que la empresa del tender solicita a los proveedores una calidad media que será valorada de manera constante. En el caso de que no se cumplan los ratios esperados para proporcionar un buen funcionamiento de la empresa se reflejará en una posible pérdida de volumen de tráfico para ese determinado proveedor.

Tenders Ventajas

La principal ventaja es que los tenders nos dan la oportunidad a las empresas de acordar tarifas y contratos fijos para períodos completos, garantizando así que disfrutemos de una tranquilidad segura, gracias al aumento de la predictibilidad y a que evitamos riesgos económicos al evadir las posibles fluctuaciones de los precios del mercado.

Los tenders también nos permiten establecer nuestros propios precios de referencia para próximos servicios, independientemente de si el ámbito del servicio es diferente al de la oferta actual.

Gracias a los tenders las empresas reciben varias ofertas de varios proveedores distintos y, además, acceden a nuevos proveedores que pueden ofrecer mejores servicios o mejores tarifas.

Otra ventaja interesante que ofrece un tender es la de simplificar los procesos de abastecimiento y evitar que nos tengamos que buscar un nuevo proveedor con cada nueva necesidad de transporte.

La reducción de costes que ofrecen los tenders es otra de sus grandes ventajas, ya que con ellos tenemos la opción de comparar entre las ofertas de varios proveedores y elegir la que más nos interese.

Los tenders eliminan la incertidumbre de los contratos de transporte y nos protegen frente a los costes que se originan en el mercado.

Tenders Inconvenientes

Pese a sus grandes ventajas, los tenders no son siempre la mejor solución, ya que, además de demandar una gran inversión tanto económica como temporal, conducen a contratos bilaterales o duales, que determinan el compromiso con un determinado volumen de carga transportada.

Estos contratos con unas condiciones específicas suelen ser difíciles de mantener sin que nos suponga un aumento en los costes (en el caso de que, por ejemplo, se produzca una caída de nuestros precios). Esta situación, además, puede generarnos un impacto negativo en caso de que la empresa cargadora no sea capaz de transportar el volumen de carga acordado en el contrato (puede ocurrir si el volumen de la mercancía varía de forma inesperada).

Debido a que el precio es uno de los aspectos esenciales de un tender, muchas empresas obvian aspectos importantes de un servicio (como la fiabilidad o el ahorro a largo plazo) y sólo clasifican a los proveedores según sus precios a corto plazo.

Cuando una empresa accede a un nuevo transportista a través de un tender debe tener en cuenta de que siempre existe el riesgo de que no siempre sea rentable trabajar con él.

Tenders Cómo gestionarlos

Elige el momento adecuado

Saber elegir el momento adecuado es vital a la hora de gestionar correctamente los tenders, ya que tener la capacidad de negociar unas condiciones favorables es esencial para la empresa. Iniciar un tender en el momento en el que el mercado goza de estabilidad y en el que el volumen de envíos es limitado es, por ejemplo, una buena estrategia a seguir para obtener los mejores resultados posibles a largo plazo, así como es un mal movimiento iniciar una negociación de tarifas en un momento en el que los precios del petróleo estén en auge.

No te compliques más de lo que necesites

Es muy importante que escojas el grado de complejidad que necesitas. Muchos transportistas contestan normalmente entre diez y veinte peticiones de tenders al mes, pero no disponen de los recursos suficientes como para entender el funcionamiento de todos ellos. Por ello muchas empresas instintivamente benefician el posicionamiento de los proveedores con los que ya han trabajado, ya que nos da seguridad al conocer nuestro funcionamiento.

Para luchar contra esta injusticia debes confeccionar un listado de transportistas interesados para una serie de operaciones específicas y explicar correctamente cuáles son tus necesidades operativas, antes incluso de que el proveedor te confeccione el presupuesto.

Elegir el número adecuado de transportistas

Dar con el número ideal de transportistas es clave para la gestión de los tenders. Contar con un gran número transportistas puede brindarte la oportunidad de tener proveedores altamente especializados en zonas geográficas específicas, aunque un número más reducido minimiza los costes y simplifica la complejidad operativa. Debes evaluar cuántos proveedores necesitas antes de empezar a gestionar el tender para poder seleccionar el número adecuado.

¿Qué beneficios podría aportar un tender a mi empresa?

A la hora de contratar un proveedor, no solo debemos fijarnos en el precio y escoger el más barato, sino que debemos tener muy en cuenta todos nuestros intereses empresariales que puede que ni siquiera tengan que ver con la logística, sino que pueden ser áreas como la comercial o la de marketing, por ejemplo, y cuyas malas decisiones en cuanto a la contratación de proveedores repercuten negativamente en estas zonas, disminuyendo su productividad. Por ello, la realización de un tender puede suponer importantes beneficios operativos, puesto que garantiza que el proveedor seleccionado va a cumplir con las expectativas que necesita nuestra empresa en cada una de sus zonas.

Para que te quede un poco más claro, a continuación te dejamos algunas de las recomendaciones que necesitas para poder seleccionar mejor a tus proveedores a través de la realización de un tender:

  1. Identificar la necesidad de subcontratación de proveedores.
  2. Tener claro el objeto de la subcontratación, es decir, las necesidades específicas de la empresa.
  3. Crear una comisión de subcontratación para valorar las diferentes ofertas.
  4. Comunicación con todas las áreas de la empresa para comenzar el proceso de tender.
  5. Identificación de las necesidades que se pretende que el tender cubra.
  6. Establecer un calendario del proceso que va a seguir el tender.
  7. Redactar y revisar las condiciones del tender.
  8. Invitar a los proveedores a participar en el tender.
  9. Recibir las ofertas para su posterior evaluación.
  10. Elegir a los seleccionados.
  11. Reunirse con ellos.
  12. Escoger la propuesta finalmente ganadora.


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